Kongress- und Konferenzmanager*in

Kongress- und Konferenzmanager*innen sind Eventmanager*innen, die auf die Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen, Konferenzen oder Tagungen spezialisiert sind. Dazu gehören mehrtägige wissenschaftliche Kongresse z. B. für Medizin, Biologie, Informatik, Physik etc. oder politische und wirtschaftliche Konferenzen wie z. B. Parteitage, EU-Treffen, Tagungen von Unternehmen einer Branche und dergleichen mehr. Finden diese Veranstaltungen an nur einem Tag statt, werden sie in der Regel als Tagung bezeichnet.

Kongress- und Konferenzmanager*innen organisieren alle Aspekte des Programms: sie buchen die nötigen Räume (Seminarräume, große Vortragssäle, Verpflegungsräume), sorgen für die benötigte technische Ausstattung und Einrichtung und organisieren die Verpflegung (z. B. Buffet). Bei mehrtägigen Veranstaltungen buchen sie Unterkünfte und fallweise auch Reisen für die Vortragenden oder organisieren Transportmittel (z. B. Shuttle-Service). Sie organisieren und koordinieren das erforderliche Personal, entsenden Einladungen und Ankündigungen, Newsletter und Prospekte und betreuen die Kongressgäste während der gesamten Dauer der Veranstaltung. Je nach Bedarf organisieren sie auch ein Rahmenprogramm (z. B. Abendessen, Kultur-Event, Exkursionen und Ausflüge). Nach Ende des Kongresses rechnen sie die Kosten ab und führen Kostencontrollingmaßnahmen durch.

Kongress- und Konferenzmanager*innen arbeiten im Team mit Berufskolleginnen und -kollegen und verschiedenen Fach- und Hilfskräften z. B. aus den Bereichen Hotel- und Gastgewerbe, Catering und Event-Technik. Sie haben Kontakt zu Auftraggeber*innen (Kongressveranstalter*innen), Medienvertreter*innen und zu den Kongressteilnehmer*innen; je nach Art und Thema des Kongresses sind dies Wissenschafter*innen, Politiker*innen, Unternehmer*innen usw.

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